Рішення виконавчого комітету №15 «Про затвердження Інструкції з діловодства у виконавчих органах Борзнянської міської ради Чернігівської області»

Кількість переглядів: 1897

УКРАЇНА
БОРЗНЯНСЬКА МІСЬКА РАДА
ЧЕРНІГІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ
ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ
РІШЕННЯ

Про затвердження Інструкції з діловодства у виконавчих
органах Борзнянської міської ради Чернігівської області

З метою встановлення загальних правил діловодства в апараті міської ради та її виконавчому комітеті, виконавчих органах міської ради, а також належного здійснення покладених на них повноважень, удосконалення процесу прийняття управлінських рішень, упорядкування документування управлінської діяльності, відповідно до «Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади» затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 № 55, керуючись статтею 40, частиною 6 статті 59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», виконавчий комітет міської ради В И Р І Ш И В:

1. Затвердити Інструкцію з діловодства у виконавчих органах Борзнянської міської ради Чернігівської області, згідно з додатком.

2. Керівникам відділів апарату міської ради та її виконавчого комітету, виконавчих органів міської ради забезпечити вивчення вимог цієї Інструкції посадовими особами органів місцевого самоврядування та неухильно дотримуватись її виконання в управлінській діяльності.

3. Контроль за виконанням рішення покласти на керуючу справами - секретаря виконавчого комітету Волковицьку А.В.

Додаток 
до рішення виконавчого комітету 
від 10.02.2021 № 15

ІНСТРУКЦІЯ

з діловодства у виконавчих органах Борзнянської міської ради Чернігівської області

I. Загальні положення

1. Інструкція з діловодства у виконавчих органах Борзнянської міської ради Чернігівської області (далі - Інструкція) встановлює вимоги щодо документування управлінської інформації та організації роботи з документами, створеними в паперовій формі у виконавчих органах Борзнянської міської ради Чернігівської області та її виконавчому комітеті (далі – виконавчі органи). Перелік виконавчих органів встановлюється рішенням Борзнянської міської ради Чернігівської області (далі – міська рада).

2. Порядок здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, визначається окремими нормативно-правовими актами та не може регулюватися цією Інструкцією.

3. Порядок здійснення діловодства за зверненнями громадян проводиться відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої Постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 348 (зі змінами).

4. Не допускається одночасне проходження одного і того ж документа в електронній та паперовій формі.

5. Відповідальність за організацію діловодства у виконавчому комітеті покладається на керуючого справами – секретаря виконавчого комітету, в структурних підрозділах – на їх керівників.

6. Організація діловодства у кожному виконавчому органі покладається на відповідальну особу, що забезпечує реєстрацію, облік, організацію документообігу службових документів, зберігання документаційного фонду або його частини до передавання на зберігання до архівної установи. Дані повноваження мають бути визначені посадовою інструкцією такої особи.

6.1. За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, постановах Верховної Ради України, актах та дорученнях Президента України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем’єр-міністра України, центральних і місцевих органів виконавчої влади (далі – акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб), а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України (далі – запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України), погодження проектів нормативно-правових актів відповідають секретар міської ради, заступники міського голови та керуючий справами – секретар виконавчого комітету, згідно з розподілом функціональних обов’язків.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у відділах виконкому відповідають їх керівники.

7. Організація діловодства в апараті виконавчого комітету покладається на відділ організаційно-інформаційної діяльності та кадрових питань, а в структурних підрозділах - на спеціально призначену для цього особу.

II. Документування управлінської інформації

Загальні вимоги щодо створення документів

8. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, в яких фіксується з дотриманням установлених правил (додаток 1) інформація про управлінські дії.

9. Під час підготовки організаційно-розпорядчих документів у паперовій формі працівники виконавчих органів оформляють їх з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003.

10. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства та цією Інструкцією.

11. У виконавчих органах визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про їх діяльність.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, однією з яких є міська рада або її виконавчий комітет, можуть створюватися спільні документи.

12. Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (розпорядження, рішення, наказ тощо), зумовлюється правовим статусом виконавчого органу, компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).

13. Документ повинен відповідати положенням нормативних та інших актів органів державної влади та спрямовуватися на виконання виконавчим органом покладених на нього завдань і функцій.

14. Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації ДК 010-98 (далі - ДКУД).

15. Документ повинен містити обов’язкові для його певного виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування виконавчого органу - автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватися не тільки обов’язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

16. З метою підвищення ефективності та оперативності організації роботи з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфікованими шляхом розроблення трафаретних текстів, які включаються до збірника (альбому) уніфікованих (типових) форм документів.

17. Діловодство здійснюється державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються державною мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

18. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.

Бланки документів

19. Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.

Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) для оформлення документів у вигляді таблиць.

Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):

30 - ліве;

10 - праве;

20 - верхнє та нижнє.

Види бланків документів визначаються цією Інструкцією.

20. Виконавчі органи застосовують бланки документів відповідно: Борзнянської міської ради Чернігівської області, її виконавчого комітету або виконавчого органу, який має статус юридичної особи. Виконавчі органи, утворені без статусу юридичної особи використовують власні бланки у разі, коли таке право передбачене положенням про нього.

20.1. В апараті та структурних підрозділах виконавчого комітету використовуються такі бланки документів:

загальний бланк (без зазначення у бланку назви виду документа) для створення різних видів документів (рішення, протокол, доручення тощо) (додаток 2);

бланки для листів (додаток 3);

бланк конкретного виду документа, а саме: розпорядження міського голови, рішення виконавчого комітету, (із зазначенням на бланку назви виду документа) (додатки 4, 5);

У випадку застосування системи електронного документообігу, види бланків визначаються Інструкцією з діловодства в електронній формі.

21. Бланки документів, визначених у пункті 20 Інструкції, виготовляються за допомогою комп’ютерної техніки на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів (паперові бланки).

Бланки для листів, що підписує міський голова, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючий справами - секретар виконавчого комітету, виготовляються чорними чорнилами

22. Види бланків у паперовій формі, що виготовлені друкарським способом, підлягають обліку та обліковуються згідно з цією Інструкцією.

Облік ведеться за порядковими номерами, що проставляються нумератором, друкарським або іншим способом на нижньому полі зворотного боку або на лівому полі лицьового боку бланка.

Особи, які персонально відповідають за ведення обліку, зберігання та використання бланків, визначаються керівником виконавчого органу, про що видається розпорядчий документ.

23. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох виконавчих органів, оформлюються не на бланках.

Зображення Державного Герба України

24. Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів відповідно до постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 р. № 2137-XII «Про Державний герб України».

25. Зображення Державного Герба України розміщується по центру верхнього поля. Розмір зображення становить 17 міліметрів заввишки, 12 міліметрів завширшки.

Коди

26. Код установи проставляється згідно з Єдиним державним реєстром юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань. Зазначений код розміщується після реквізиту «Довідкові дані про установу».

27. Код уніфікованої форми документа (за наявності) розміщується згідно з ДКУД вище назви виду документа.

Рішення щодо необхідності фіксування коду уніфікованої форми документа приймає керівник виконавчого органу окремо щодо кожного виду документа.

Найменування установи

28. Найменування автора документа повинне відповідати найменуванню, зазначеному в положенні про виконавчий орган. Скорочене найменування вживається у разі, коли воно офіційно зафіксовано в зазначених документах. Скорочене найменування розміщується (у дужках або без них) нижче повного найменування окремим рядком по центру документа.

Найменування органу вищого рівня зазначається у скороченому вигляді, а у разі відсутності офіційно визначеного скорочення - повністю.

Найменування структурного підрозділу виконавчого органу зазначається у разі, коли вони є авторами документа, і розміщується нижче найменування виконавчого органу.

Довідкові дані про установу

29. Довідкові дані про виконавчий орган містять поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, адресу електронної пошти, адресу офіційного веб-сайту тощо.

Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності: назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.

Назва виду документа

30. Назва виду документа (розпорядження, наказ, рішення, доповідна записка тощо) зазначається на бланку та повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД.

Дата документа

31. Датою документа є дата його реєстрації. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформлюється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться, наприклад:

02.12.2020

У текстах нормативних актів та посиланнях на них у документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад:

02 грудня 2020 року. Дозволяється вживати слово “рік” у скороченому варіанті “р.”, наприклад: 03 грудня 2020 р.

32. Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.

Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

На документі, виданому двома або більше виконавчими органами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

Реєстраційний індекс документів

33. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в установі, зокрема індексами за номенклатурою справ, виконавчого органу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ.

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, - вхідний чи такий, що створений в установі, наприклад:

 845/01-10, де 845 - порядковий номер, 01-10 - індекс справи за номенклатурою.

Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, застосовується реєстраційний індекс головного розробника.

Місце розташування реєстраційного індексу визначається формою бланка.

Посилання на документ

34. Посилання у тексті документа на документ, на який дається відповідь або на виконання якого підготовлено цей документ, наводиться у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи - автора документа, дата та реєстраційний індекс, короткий зміст документа.

Місце складення або видання

35. Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів. Зазначені відомості оформляються відповідно до адміністративно-територіального поділу України. Якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до найменування установи, цей реквізит не зазначається.

Адресат

36. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій чи фізичній особі. У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:

Національне агентство з питань державної служби

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

Державна архівна служба України

Фінансово-економічне управління

начальнику управління

Ініціал ПРІЗВИЩЕ

У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:

Голові Державної митної служби України

Ініціал ПРІЗВИЩЕ

Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:

Центральним державним архівам

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово “копія” перед найменуванням другого - четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

Реквізит “Адресат” може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв’язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 р. № 270. Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

Міністерство юстиції України

вул. Городецького, буд. 13, м. Київ, 01001

У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у називному відмінку прізвище, ім’я та по батькові, потім поштова адреса, наприклад:

Гончарук Олександр Сергійович

вул. Сурикова, буд. 3а, кв. 1, м. Київ, 03178

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.

Гриф затвердження документа

37. Документ може бути затверджений розпорядчим документом виконавчого органу або у випадках, визначених у додатку 6, посадовою особою (посадовими особами), до повноважень якої (яких) належать питання, зазначені у такому документі.

Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються розпорядчим документом органу, що видав відповідний акт.

Документ може бути затверджений конкретною посадовою особою. У такому випадку гриф затвердження складається із слова «ЗАТВЕРДЖУЮ», найменування посади, підпису, ініціалу імені і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Міністр культури

підпис Ініціал ПРІЗВИЩЕ

12 березня 2020 р.

У разі коли документ затверджується рішенням, наказом, розпорядженням, гриф затвердження складається із слова “ЗАТВЕРДЖЕНО”, назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказ Міністерства фінансів України

від 12 березня 2020 р. № 298

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першої сторінки документа.

У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.

Резолюція

38. Резолюція є основною формою реалізації управлінських доручень у письмовій формі, що передбачає постановку конкретного завдання, визначення його предмета, мети, строку та відповідальної за виконання особи, що викладена у вигляді напису на документі.

Резолюція має такі обов’язкові складові: прізвище, ініціал імені виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.

Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, якій надається право скликати інших виконавців.

Створення неконкретних («прискорити», «поліпшити», «активізувати», «звернути увагу» тощо) за змістом резолюцій не допускається.

На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Резолюція проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту «Адресат» паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першої сторінки документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.

Короткий зміст документа

39. Короткий зміст документа повинен містити стислий виклад суті документа. Короткий зміст, обсяг якого перевищує 150 знаків (п’ять рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Короткий зміст відповідає на питання «про що?», «кого?», «чого?».

Наприклад: наказ (про що?) про надання відпустки; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.

Відмітка про контроль

40. Відмітка про контроль означає, що документ взято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.

Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення літери “К” чи слова “Контроль” (від руки або з використанням штампа) на лівому полі першої сторінки документа на рівні заголовка до тексту.

Текст документа

41. Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності та емоційності.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв’язного тексту, анкети чи таблиці або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв’язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.

Текст, як правило, складається з вступної, мотивувальної та заключної частин. Вступна частина містить підставу, обґрунтування або мету складення документа, мотивувальна - обґрунтування позиції установи, в заключній - висновки, пропозиції, рішення, прохання.

Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються за допомогою римських або арабських цифр без/з крапкою або дужкою.

42. Форма анкети використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об’єкта, а змінною - конкретні характеристики.

43. Таблична форма документа використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об’єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки - з малої літери. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться.

Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку - слова «Продовження додатка».

Відмітки про наявність додатків

44. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань або документа в цілому.

45. Додатки до документів можуть бути таких видів:

додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);

додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;

додатки, що надсилаються із супровідним листом.

У тексті основного документа робиться така відмітка про наявність додатків, наприклад:

«що додається», «згідно з додатком», «(додаток 1)», «відповідно до додатка 2» або «(див. додаток 3)».

46. Додатки оформлюються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другій і наступній сторінках додатка робиться така відмітка: «Продовження додатка», «Продовження додатка 1».

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: додаток 1, додаток 2. Знак «№» перед цифровим позначенням не ставиться.

Усі додатки до документів візуються керівником виконавчого органу, в якому його створено.

Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядчими документами, підписуються керівниками виконавчого органу та заступником міського голови відповідно до розподілу функціональних повноважень на зворотному боці останнього аркуша додатка. Додатки повинні мати посилання у верхньому правому полі першого аркуша на дату і номер документа.

47. У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформлюється за такою формою:

Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості сторінок у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

48. У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:

Додаток: згідно з описом на 3 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформлюється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

Підпис

49. Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень відповідно до  цієї Інструкції. Порядок підписання документів іншими особами у разі відсутності керівника виконавчого органу та посадових осіб, які уповноважені їх підписувати, визначається наказом (розпорядженням) керівника виконавчого органу.

Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного - у разі, коли документ надрукований не на бланку, скороченого - у разі, коли документ надрукований на бланку), особистого підпису, ініціалу імені і прізвища, наприклад:

або

50. У разі надсилання документа у паперовій формі одночасно кільком установам підписується тільки оригінал.

51. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо) - двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:

52. У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ, наприклад:

Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар, наприклад:

53. Проект документа підписує керівник установи, підприємства, їх структурного підрозділу. У разі відсутності керівника проект документа підписує особа, що виконує його обов’язки за розпорядженням (наказом). В цьому разі до найменування посади додаються символи “В.о.”.

54. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на документах допускається згідно чинного законодавства.

55. За наявності для цього обґрунтованих підстав, після створення документа у паперовій формі для їх подальшого надсилання відділом документообігу створюється електронна копія паперового оригіналу відповідного документа.

Візи та гриф погодження для документів, що створюються у паперовій формі

56. Порядок візування визначається цією Інструкцією, іншими документами, які визначають порядок візування розпорядчих документів.

57. Погодження проекту документа у разі потреби може здійснюватися як у виконавчому органі (внутрішнє), так і за його межами (зовнішнє).

58. Внутрішнє погодження документа оформлюється шляхом проставляння візи. Віза включає особистий підпис, ініціал імені і прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням у разі потреби найменування посади цієї особи.

59. Віза проставляється на лицьовому або в разі, коли місця на лицьовому боці останнього аркуша недостатньо, на зворотному боці останнього аркуша проекту документа. Таке візування не поширюється на розпорядчі документи.

60. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка:

61. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.

62. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово «ПОГОДЖЕНО», найменування посади особи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціал імені, прізвище і дату погодження наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Заступник міського голови підпис                Ініціал ПРІЗВИЩЕ

Дата

Начальник управління освіти і науки підпис                Ініціал ПРІЗВИЩЕ

Дата

63. Гриф погодження ставиться вище найменування посади першої посадової особи на останній сторінці проекту документа.

64. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається аркуш погодження, про що робиться відмітка у документі на місці грифа погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається.

65. Аркуш погодження оформлюється на лицьовому та у разі потреби зворотному боці одного аркуша за такою формою:

66. Зовнішнє погодження, у разі потреби, здійснюється в такій послідовності: установи однакового рівня та інші установи; громадські організації; органи, які здійснюють державний контроль в певній сфері; установи вищого рівня.

Відбиток печатки

67. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрачання коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою установи.

Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається виконавчим органом на підставі нормативно-правових актів та примірного переліку документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою (додаток 7), а також вимогами чинного законодавства.

68. Відбиток печатки, на якій зазначено найменування виконавчого органу у разі потреби ставиться також й на копіях документів і на розмножених примірниках розпорядчих документів.

Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою “МП”.

69. Розпорядженням міського голови визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки і посадова особа, відповідальна за її зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.

Відмітка про засвідчення паперових копій документів

70. Виконавчий орган може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ньому або тих, документів, які відповідно до положень про ці органи здійснюють зберігання їх оригіналів.

У разі підготовки документів для надання органам судової влади, в тому числі й під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з виконавчим органом, а також під час формування особових справ працівників виконавчий орган може виготовляти копії документів, виданих іншими установами.

71. Напис про засвідчення копії документа у паперовій формі складається із слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалу імені і прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа «Підпис», наприклад:

72. Напис про засвідчення паперової копії, в разі необхідності, скріплюється печаткою із зазначенням на ній найменування відповідного виконавчого органу (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу виконавчого органу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) установи.

73. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах виконавчого органу, повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені.

74. Копія документа повинна відповідати оригіналу.

Відмітки про створення, виконання документа

75. Ім’я та прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються в нижньому лівому кутку останньої сторінки паперового документа, наприклад:

Олена Петренко 256 23 29

76. Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи. Відмітка може містити слова «До справи», номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату.

77. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або керівник виконавчого органу. Зазначений реквізит проставляється від руки у лівому кутку нижнього поля першої сторінки, наприклад:

78. Відмітка про надходження паперового документа до виконавчого органу проставляється від руки або за допомогою штампа, автоматичного нумератора чи штрих-коду на лицьовому полі у правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного реквізиту є скорочене найменування одержувача документа, реєстраційний індекс, дата (у разі потреби година і хвилини) надходження документа.

Якщо кореспонденція не розкривається відповідно до пункту 148 цієї Інструкції, відмітка про надходження документа проставляється на конвертах (упакуваннях).

79. У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.

Складення деяких видів документів

Акти органів і посадових осіб місцевого самоврядування

80. Акти органів і посадових осіб місцевого самоврядування видаються як рішення організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру відповідно до повноважень, визначених Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні».

Борзнянська міська рада Чернігівського області, її виконавчий комітет приймають рішення відповідно до ст. 59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україн», міський голова видає розпорядження відповідно до ст.42 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні».

Акти органів та посадових осіб місцевого самоврядування підлягають обов’язковому оприлюдненню та наданню за запитом відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації». Проекти актів органів місцевого самоврядування оприлюднюються в порядку, передбаченому Законом України «Про доступ до публічної інформації», крім випадків виникнення надзвичайних ситуацій та інших невідкладних випадків, передбачених законом, коли такі проекти актів оприлюднюються негайно після їх підготовки.

Обмеження доступу до інформації в проектах та актах органів та посадових осіб місцевого самоврядування має відбуватись з дотриманням вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації».

81. Проекти актів органів і посадових осіб місцевого самоврядування з основної діяльності, адміністративно-господарських питань готуються і подаються виконавчими органами чи їх структурними підрозділами за дорученням керівника чи за власною ініціативою.

82. Проекти наказів керівників структурних підроділів з адміністративно-господарських та кадрових питань (особового складу - про надання відпусток) готуються за дорученням їх керівників. Порядок візування визначається керівником відповідного структурного підрозділу з урахуванням вимог, передбачених цією Інструкцією

83. Розпорядження підписуються міським головою, а у разі його відсутності – посадовою особою, яка виконує його обов’язки.

Накази керівників структурних підрозділів виконавого комітету з основної діяльності, адміністративно-господарських та кадрових питань (особового складу) підписуються керівником структурного підрозділу виконавчого комітету, а разі його відсутності - посадовою особою, яка виконує його обов’язки.

У разі необхідності проведення оцінки змісту та доцільності видання розпорядження (наказу) здійснюється зовнішнє погодження проекту документа з іншими заінтересованими установами.

84. Якщо в процесі погодження до проекту акту органів і посадових осіб місцевого самоврядування вносяться зміни, він підлягає повторному погодженню (візуванню).

85. Акти органів і посадових осіб місцевого самоврядування підписуються керівником. У разі відсутності відповідного керівника вони підписуються посадовою особою, яка за розпорядженням (наказом) виконує його обов’язки.

86. Акти органів та посадових осіб місцевого самоврядування нормативно-правового характеру набирають чинності з дня їх офіційного оприлюднення, якщо не встановлено пізніший строк введення цих актів у дію.

87. Акти органів і посадових осіб місцевого самоврядування оформлюються на бланку. Зміст акту коротко викладається в заголовку, який починається, як правило, з прийменника «Про» і складається за допомогою віддієслівного іменника («Про затвердження...», «Про введення...», «Про створення...») або іменника («Про підсумки...», «Про заходи...»).

88. Текст акту органів і посадових осіб місцевого самоврядування з питань основної діяльності виконавчого органу та адміністративно-господарських питань складається з преамбули і розпорядчої частини.

89. У преамбулі зазначаються підстава, обґрунтування або мета його видання. Зазначена частина починається із слів «На виконання», «З метою» тощо.

Якщо документ видається на підставі іншого нормативного акту, у констатуючій частині (преамбулі) зазначається посилання на відповідний документ.

Преамбула рішення закінчується словом «вирішив», розпорядження, як правило - «зобов’язую, доручаю, забезпечити тощо», а наказу – «наказую», яке друкується жирним шрифтом великими літерами, після якого ставиться двокрапка.

90. Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені організаційно-розпорядча дія (затвердження або введення в дію інструкції, положення тощо) або конкретне завдання (доручення) із строком його виконання та структурні підрозділи - його виконавці, наприклад:

відділу освіти Борзнянської міської ради Чернігівської області;

начальникам відділів, інших виконавчих органів Борзнянської міської ради Чернігівської області.

Оформлений у вигляді додатка склад комісії, ради, оргкомітету, робочої  групи тощо формується за алфавітним порядком прізвищ, запропонованих до його складу осіб, із зазначенням імен, по батькові, посад за основним місцем роботи. Керівництво таких органів друкується на початку списку в субординаційному порядку з позначенням відведених їм функцій.

91. Неконкретні («прискорити», «поліпшити», «активізувати», «звернути увагу» тощо) та неконтрольні («довести до відома», «ознайомити» тощо) доручення не застосовуються.

92. Якщо розпорядча частина акту органів і посадових осіб місцевого самоврядування містись персональні дані в розумінні Закону України «Про захист персональних даних» – ці дані не підлягають оприлюдненню відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації». В проектах цих актів така інформація не оприлюднюється та може позначатися знаковим способом «*******».

93. Не може бути обмежено доступ до інформації про розпорядження бюджетними коштами, володіння, користування чи розпорядження державним, комунальним майном, у тому числі до копій відповідних документів, умови отримання цих коштів чи майна, прізвища, імена, по батькові фізичних осіб та найменування юридичних осіб, які отримали ці кошти або майно.

94. Після набрання чинності актом органів і посадових осіб місцевого самоврядування внесення змін до нього, визнання його таким, що втратило чинність, чи його скасування здійснюється лише шляхом видання нового документу.

95. Внесення змін до актів органів і посадових осіб місцевого самоврядування.

95.1. Рішення, розпорядження, яким вносяться зміни, оформлюється з урахуванням таких вимог:

1) внесенні змін до Преамбули не допускається;

2) заголовок починається із слів «Про внесення змін до рішення/розпорядження....» із зазначенням дати, номера, назви виду документа, до якого вносяться зміни;

3) розпорядча частина починається з пункту:

«1. Внести зміни до рішення/розпорядження «Про….» від… №…: - у разі викладення змін у тексті нормативного акту;

«1. Внести зміни до рішення/розпорядження «Про….» від… №… , що додаються.» - у разі викладення змін у вигляді окремого документа;

4) формулюються зміни у вигляді пунктів та підпунктів розпорядчого характеру, наприклад:

«1. Пункт 2 викласти в такій редакції:...»;

«2. Пункт 3 виключити»;

«1) абзац другий пункту 4 доповнити словами...»;

«2) у підпункті 2 пункту 7 слова «у разі потреби» замінити словом «вимагається».

95.2. Змінами, що вносяться до рішення, розпорядження (далі - документ), може бути передбачено:

- заміну слів, цифр, доповнення словами, цифрами та їх виключення;

- нову редакцію розділів, підрозділів (глав), пунктів, підпунктів, абзаців, речень;

- доповнення розділами, підрозділами (главами), пунктами, підпунктами, абзацами, реченнями або їх виключення.

95.3. Зміни вносяться до основного документа, а не до документа про внесення змін до нього.

 95.4. Зміни до документа оформлюються документом того самого органу, що видав основний документ.

Зміни до документа формулюються виключно у розпорядчому документі. У відповідному пункті документа зазначаються вид документа, до якого вносяться зміни, найменування органу, що видав документ, дата та реєстраційний індекс, заголовок і після двокрапки в лапках викладається текст змін. Наприклад:

 «Внести до рішення Борзнянської міської ради Чернігівської області від 25.10.2007 № 482-28-05 «Про погодження місць розташування земельних ділянок під розташування об’єктів юридичним та фізичним особам" такі зміни: …».

 У разі внесення змін до заголовка документа, затвердженого розпорядчим документом, відповідні зміни повинні бути внесені також до заголовка та тексту розпорядчого документа.

95.5. Якщо зміни до документа мають незначний обсяг (як правило, до двох сторінок), їх викладають у основному документі. При цьому, якщо зміни вносяться лише до однієї структурної одиниці документа, у відповідному пункті основного документа зазначаються ця структурна одиниця, заголовок нормативного акта, вид документа, яким він затверджений, найменування органу, що видав документ, дата та номер і після двокрапки в лапках викладається текст зміни. Наприклад:

«Абзац другий пункту 7 Порядку …, затвердженого рішенням виконавчого комітету Борзнянської міської ради Чернігівської області від 01.01.2001 №01, викласти в такій редакції:».

95.6. У разі внесення змін до кількох структурних одиниць документа вони об’єднуються в один пункт з таким формулюванням:

«Внести до (заголовок документа, найменування органу, що видав, дата та реєстраційний номер) такі зміни:».

У документі про внесення змін не має бути абзаців, пунктів, підпунктів із зазначенням того, що вони приймаються «на зміну», «на часткову зміну», «у додаток до» відповідної структурної одиниці чинного документа.

При внесенні змін до кількох документів вони наводяться в хронологічному порядку.

95.7. У разі внесення до документа значних за обсягом змін (більше двох сторінок) до документа окремо додається текст змін під грифом «Додаток», а в самому документі дається таке формулювання:

«Затвердити/Внести зміни до (заголовок, вид документа, найменування органу, що його видав, дата та реєстраційний номер), що додаються».

На окремому аркуші у верхньому правому куті зазначається слово «Додаток», назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера, а нижче розміщуються заголовок та текст змін.

Наприклад:

Зміни до Положення про …

(текст змін)».

 95.8. У разі внесення до документа (структурної одиниці) змін, що за обсягом становлять більше половини тексту або істотно впливають на зміст, документ (структурну одиницю) необхідно викласти в новій редакції.

95.9. При викладенні документа в новій редакції дається таке формулювання:

«Внести зміни до (заголовок та вид документа, найменування органу, що видав, дата та реєстраційний номер, виклавши його в новій редакції), що додається».

Наприклад:

«Внести зміни до Положення про …, затвердженого рішенням Борзнянської міської ради від 01.01. 2009 № 111-01-01, виклавши його у новій редакції, що додається.».

При цьому необхідно зазначати також й про втрату чинності рішення попередньої редакції.

95.10. У разі коли зміни вносяться до документа, який викладено в новій редакції, зміни вносяться до тексту його оновленої редакції з посиланням на документ, яким затверджено першу редакцію, а в дужках вказується розпорядчий документ, яким затверджено нову редакцію. Посилання на попередні редакції оновленого документа не робляться. Наприклад:

«Внести до  Правил …, затверджених рішенням виконавчого комітету Борзнянської міської ради Чернігівської області від 01.01.2001 № 01 (у редакції рішення виконавчого комітету Борзнянської міської ради Чернігіської області від 01.01.2007 № 02), такі зміни:».

 95.11. У разі доповнення документа новими структурними одиницями або виключення з документа структурних одиниць поточна нумерація його структурних одиниць відповідно змінюється.

Наприклад:

«абзац другий пункту 5 виключити.

У зв'язку з цим абзаци третій - п’ятий вважати відповідно абзацами другим - четвертим;

 доповнити пункт 6 після абзацу першого новим абзацом другим такого змісту: «…».

У зв'язку з цим абзаци другий і третій вважати відповідно абзацами третім і четвертим».

При цьому наступні структурні одиниці нормативного акта позначаються з урахуванням доповнення або виключення.

95.12. У разі доповнення документа новою структурною одиницею з посиланням на новий додаток або виключення з тексту документа структурної одиниці, яка містить посилання на відповідний додаток, нумерація додатків та відповідні посилання на них у тексті документа змінюються.

Наприклад:

«Доповнити Положення новим додатком 19 (додається).

У зв'язку з цим додатки 19-34 вважати відповідно додатками 20-35.

 У тексті Положення посилання на додатки 19-34 замінити посиланнями відповідно на додатки 20-35».

 95.13. При внесенні змін до пункту (підпункту), який налічує декілька абзаців (речень), слід обов'язково вказувати місце розташування цих змін.

Наприклад:

«пункт 5 після абзацу другого доповнити новим абзацом третім такого змісту:…2".

Якщо абзац, яким доповнюється пункт, є останнім, його номер не зазначається. Наприклад:

«пункт 7 доповнити новим абзацом такого змісту:…».

У разі необхідності внесення доповнення або уточнення припису пункту документа можлива заміна однієї структурної одиниці кількома.

Наприклад:

«абзац шостий пункту 4 замінити двома новими абзацами такого змісту: «…». У зв'язку з цим абзаци сьомий - десятий вважати відповідно абзацами восьмим - одинадцятим.»;

 «підпункт 1.2 пункту 7 замінити двома новими підпунктами такого змісту: «…». У зв'язку з цим підпункти 1.3, 1.4 вважати відповідно підпунктами 1.4, 1.5.».

95.14. Одноманітні зміни в усьому тексті документа слід об’єднувати і розміщувати наприкінці документа.

Наприклад:

 «У тексті Положення слова «відкрите акціонерне товариство», «статутний фонд», «установчий договір» у всіх відмінках замінити відповідно словами «акціонерне товариство», «статутний капітал», «засновницький договір» у відповідних відмінках.»;

 «У тексті Інструкції слова «Департамент банківської безпеки» у всіх відмінках замінити словами «Департамент внутрішньої безпеки» у відповідних відмінках».

96. У разі видання документу про визнання таким, що втратив чинність, або скасування іншого документу, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів «Визнати таким, що втратив чинність,...» або «Скасувати …» відповідно. Назва такого рішення починатиметься зі слів «Про втрату чинності…»

97. В подальшому, при зазначенні усіх реквізитів акту органів і посадових осіб місцевого самоврядування необхідно зазначати, що цей акт «зі змінами».

98. Одним документом можна затвердити новий акт органів і посадових осіб місцевого самоврядування та в наступному пункті визнати таким, що втратив чинність акт, який не є актуальним на певний період часу.

99. Контроль за виконанням прийнятих рішень/розпоряджень покладається у відповідності рішення орг

« повернутися до всіх документів